Richtlijnen voor correspondentie en sponsoring

1. Correspondentie vindt alleen plaats tussen sponsor en sponsorkind.
   Gebruik hiervoor het speciaal ontworpen Held-postpapier.

2. De brieven worden gestuurd naar het hoofdkantoor van Trin in Harderwijk. Wij zorgen dat de post op locatie komt.

3. In de brieven mag er: 

* Zowel indirect als direct niet gevraagd worden om extra materiële steun

* In verband met privacygevoeligheid mag er niet gevraagd worden om (mail) adresgegevens / telefoonnummers of anderszins. Ook is het niet de bedoeling om (mail) adressen/ telefoonnummers te geven aan uw sponsorkind.

* De bedoeling is dat er verteld wordt over uw werk, uw familie, uw kerk of uw hobby’s. Dit alles uiteraard in het  Engels.

* Laat ook weten dat er voor het kind gebeden wordt. Dit is erg bemoedigend voor de kinderen.

4. Met uitzondering van kaarten, foto’s en stickervelletjes is het niet mogelijk om cadeautjes mee te sturen. De kinderen leven over het algemeen in kinderdorpen en kindertehuizen. Het ontvangen van cadeautjes kan leiden tot onderlinge vergelijkingen en jaloezie en dit kan de kinderen beschadigen. Tevens kan het meezenden van cadeautjes douaneproblemen opleveren. Brieven met cadeautjes kunnen er tussenuit gehaald worden en de brief met cadeau zal dan niet bij uw sponsorkind aankomen. Mede komt daarbij dat pakjes hoge invoerrechten hebben, er zal dan meer betaald moeten worden aan invoerrechten.

5. Mocht u toch een cadeautje meegestuurd hebben dan zal dit cadeautje met een volgende projectreis meegegeven worden voor algemeen gebruik.

6. Op de kaarten, foto's of stickervelletjes vragen wij u uw sponsornummer en het referentienummer van het kind te vermelden.

7. De brieven van zowel sponsors als de kinderen worden niet vanuit of naar het Engels vertaald. Als een sponsor echter aangeeft geen Engels te kunnen lezen zal er wel voor vertaling gezorgd worden.

8. Wanneer een machtiging binnen een termijn van zes maanden, twee keer niet is afgeschreven, wordt de sponsoring stopgezet. Bij de eerste mislukte machtiging wordt er een waarschuwingsbrief gestuurd. Bij de tweede mislukte machtiging wordt de sponsoring stopgezet. De sponsor wordt hier schriftelijk van op de hoogte gesteld.

9. Bij opzegging dient men rekening te houden met een opzegtermijn van 2 maanden. Dit geeft Project Held de gelegenheid om een nieuwe sponsor te zoeken.